Privacyverklaring

Octatube gelooft in transparantie en uw privacy is belangrijk voor ons. We willen open zijn over data die we verzamelen die aan u gerelateerd kunnen zijn. Deze privacyverklaring is van toepassing op Octatube en ons beleid is opgesteld aan de hand van de richtlijnen die de EU stelt, vastgelegd in de GDPR (in Nederland ook wel bekend als AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming)
Als u onze website bezoekt dan verwerkt Octatube uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens dit zijn en wat wij daarmee doen.

Inhoud

  1. Soort gegevens
  2. Doelen van de verwerking
  3. Over minderjarigen
  4. Cookies en andere technologieën
  5. Bewaartermijnen
  6. Persoonsgegevens van zakelijke relaties
  7. Beveiliging
  8. Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen
  9. Uw privacyrechten
  10. Aansprakelijkheid
  11. Wijzigingen privacyverklaring
  12. Expliciete toestemming
  13. Contactgegevens


1. Soort gegevens
Wij verzamelen gegevens die u ons beschikbaar stelt of die automatisch beschikbaar gesteld worden om effectief te kunnen werken en de beste ervaring met onze producten, zoals onze software en onze website, te kunnen bieden. Denk hierbij aan NAW gegevens, IP-adressen, en andere gegevens die door u verstrekt worden.

Als u onze website bezoekt kunnen we ook informatie verzamelen over het gebruik van de site en het apparaat waarmee deze bezocht wordt dat aan u gerelateerd is,, maar u niet identificeert (“niet-persoonlijke informatie”) zoals uw:

  • IP adres en land locatie;
  • Browser informatie (inclusief browser type, instellingen en taal);
  • Operating systeem;
  • Datum en tijd waarop u de website bezocht;
  • Het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website;
  • Informatie over website gebruik, inclusief de paden die u heeft genomen als u van pagina naar pagina navigeert (de zogenaamde "click stream");
  • Informatie over het type apparaat dat u gebruikt voor uw bezoek aan de website
  • De (geo)locatie waar u zich bevindt;
  • Het materiaal dat u opstuurt (bijvoorbeeld een CV) of downloadt van de website.

Bij sollicitaties of aanmeldingen:

  • NAW gegevens, e-mailadres en andere contactgegevens;
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften;
  • Pasfoto en video (introductie) - op vrijwillige basis;
  • Gegevens in het kader van een pre-employment screening;

Verder bewaren wij alleen:

  • Uw e-mailadres of andere informatie die u verstrekt via formulieren op deze website;
  • Uw e-mailadres als u daarmee met ons communiceert;
  • Andere informatie als u deze verstrekt via e-mail, chats, telefoon of formulieren op deze website.

Publieke gegevens:
We kunnen ook gegevens van u verzamelen indien u deze heeft geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat u geïnteresseerd zou zijn in onze dienstverlening. In dat geval kunnen we u benaderen conform onze voorwaarden en met inachtneming van deze Privacyverklaring. Heeft u geen interesse dan kunnen wij relevante gegevens van u verwerken om uw wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen honoreren.

Bijzondere persoonsgegevens:
Wij leggen alleen bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.  


2. Doelen van de verwerking
Octatube bepaalt het doel en de middelen voor verwerking van de persoonsgegevens van haar relaties en is daarmee verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens volgens de AVG.

Wij gebruiken de automatisch verkregen gegevens voor de volgende doelen:

  • Om u functionaliteiten te bieden op de website;
  • Om te analyseren hoe vaak de website octatube.nl wordt bezocht. Hiervoor gebruiken wij het statistiekenprogramma Google Analytics;
  • Om de website octatube.nl veilig en bereikbaar te houden, bijvoorbeeld om hackers, spammers en DDoS aanvallen tegen te houden.

Wij gebruiken uw contactgegevens om:

  • Om de geldende wet- en regelgeving na te kunnen komen, zoals gegevens die wij nodig hebben voor de belastingaangifte;
  • Contactinformatie te verwerken en uw verzoek te beantwoorden;
  • U op de hoogte te houden van nieuws en nieuwe ontwikkelingen;
  • U later te contacteren voor marketingdoeleinden (o.a. via onze digitale nieuwsbrief). Voor de digitale nieuwsbrief kunt u zich altijd afmelden. Onderin de nieuwsbrief staat een link naar een formulier om uzelf uit te schrijven;
  • Uw gedrag op onze websites te analyseren om daarmee de website te verbeteren.
  • U aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten en deze beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten. Dit gebeurt persoonlijk door onze medewerkers maar ook soms geautomatiseerd;
  • U te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in);
  • Voor management doeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne  controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole;
  • Voor persoonlijk advies en contact met onze klantenservice;


3. Over minderjarigen
De website is bedoeld voor personen die ouder zijn dan 18 jaar en in staat zijn om zich te verbinden aan deze Privacyverklaring. We hebben niet de intentie persoonlijke informatie te verzamelen van personen jonger dan 13 jaar.

Nog geen 18 jaar? Vraag dan je ouders om toestemming om onze producten en diensten te gebruiken. Laat ze dit privacybeleid lezen.

Het is heel moeilijk te controleren of iemand ouder is dan 18 jaar. Maar waar mogelijk vragen we (bijvoorbeeld bij een bestelling) te allen tijde naar je geboortedatum. Je geboortedatum wordt gebruikt ter controle van je leeftijd. Het is in onze webshop slechts mogelijk om bestellingen te plaatsen vanaf 18 jaar en ouder.


4. Cookies en andere technologieën
Octatube.nl maakt op deze website, net als de meeste websites, gebruik van cookies om u de beste gebruikerservaring te bieden. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het bezoek aan onze website opgeslagen wordt op uw computer, tablet of smartphone. Hiermee kunnen we uw voorkeuren en instellingen opslaan en analyseren hoe onze websites en services presteren. Via uw internetbrowser is het mogelijk om uw voorkeuren voor de opslag van cookies naar wens aan te passen. Zie ook onze cookieverklaring op deze website.

Opt-ins bij formulieren
Meldt u zich aan voor een nieuwsbrief of andere informatie via e-mail? Dan gebruiken wij uw e-mailadres uitsluitend om u de relevante informatie te sturen. Wanneer u zich afmeldt voor deze diensten, wordt uw e-mailadres van de verzendlijst verwijderd.


5. Bewaartermijnen
We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze gegevens zijn verzameld en houdt zich ter zake aan de geldende wet- en regelgeving.

De IP-adressen worden opgeslagen in zogeheten logfiles. De logfiles worden 30 dagen op de webserver bewaard voor beveiligingsredenen. Ze worden ook alleen voor dat doel bekeken.

Uw persoonsgegevens (NAW, CV, etc.) worden bewaard tot twee jaar na het laatste contact. U krijgt zowel een jaar na het laatste contact als twee jaar na het laatste contact een bericht van ons dat u bij ons staat ingeschreven. U kunt ons altijd verzoeken uw gegevens aan te passen of te laten verwijderen.

We kunnen soms ook bepaalde informatie (inclusief persoonlijke gegevens) die u ons beschikbaar heeft gesteld bewaren om wettelijke redenen zoals bij : audits, trouble shooting, medewerking aan onderzoek of andere wettelijke verplichtingen.


6. Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Dit betreft contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, partners, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden. We verwerken de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor:

  • Het nakomen van geldende wet- en regelgeving;
  • het gebruik van onze dienstverlening en/of gebruik van uw dienstverlening;
  • Het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten;
  • Het onderhouden van een zakelijke relatie;
  • Het sluiten en onderhouden van een opdrachtovereenkomst;
  • Het informeren over producten en/of diensten van door onze partners door plaatsing van informatie hieromtrent op onze websites dan wel door informatie hieromtrent op te nemen in onze nieuwsbrieven, online magazines, blogberichten en dergelijke.

Het gaat daarbij om de volgende gegevens:

  • (Zakelijke) NAW-gegevens (naam, adres, vestigings-/woonplaats)
  • E-mailadres
  • Gegevens voor het onderhouden van de relatie, functie- en contactgegevens.

7. Beveiliging
Octatube treft conform het van toepassing zijnde beveiligingsbeleid passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde vernietiging, verlies, wijziging, openbaarmaking, verkrijging of toegang. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen.

Om de site te beveiligen nemen we diverse maatregelen waaronder veiligheidscontroles, encryptietools en software en andere maatregelen en procedures. Interne toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot sitebeheerders en individuen op een ‘need-to-know’ basis. Medewerkers die toegang hebben tot persoonsgegevens zijn gebonden aan een contractuele geheimhoudingsverplichting.

In het geval dat we ontdekken dat de veiligheid is aangetast of niet-publieke informatie is gelekt aan Derden als het gevolg van een activiteit van buiten, waaronder maar niet beperkt tot externe veiligheidsaanvalllen, zullen wij direct maatregelen nemen die noodzakelijk geacht worden. Dit omvat onder andere een intern onderzoek en melding aan de autoriteiten. We zullen waar mogelijk en zo snel mogelijk proberen de betrokken gebruiker te informeren.

Ondanks de door ons genomen veiligheidsmaatregelen, kan het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of uw persoonsgegevens voor oneigenlijke doeleinden te gebruiken. Octatube kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden gesteld.


8. Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen
Octatube verstrekt alleen persoonsgegevens aan andere partijen (derden) als dat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld of om aangifte te doen van strafbare feiten. In overige gevallen verstrekken wij uitsluitend uw persoonsgegevens (of bijvoorbeeld uw Curriculum Vitae) aan andere partijen indien dit noodzakelijk is voor de doelen van verwerking en nadat u daarvoor toestemming heeft gegeven. Dit kan al dan niet geanonimiseerd binnen een besloten gedeelte op haar website(s) en klantenportals geplaatst en/of openbaar gemaakt worden, eventueel aangevuld met de testresultaten van door u (online) uitgevoerde testen.

Octatube zal derden uitsluitend toe staan persoonsgegevens te verwerken op grond van een schriftelijke bewerkersovereenkomst met Octatube.


9. Uw privacyrechten
U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens en het recht om correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen. Daarnaast kunt u verzet aantekenen tegen het gebruik van uw gegevens.
Indien u uw eigen account (bijvoorbeeld portaal) heeft, heeft u inzage in een groot deel van de over u geregistreerde persoonsgegevens.
U kunt hiervoor contact met ons opnemen (zie paragraaf 11). In alle gevallen worden verzoeken om inzage of wijziging van gegevens behandeld op basis van het bepaalde in de toepasselijke wet- en regelgeving. Octatube kan conform het bepaalde in de AVG om een administratieve vergoeding vragen voordat aan het verzoek wordt voldaan.

Indien u een rechtmatig beroep doet op uw recht van dataportabiliteit, zullen wij de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm (te weten: in de vorm van één of meerdere CSV-bestanden) aan u ter beschikking stellen of - indien u dat verzoekt – overdragen aan een door u aan te wijzen derde. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u zelf adequaat te identificeren.


10. Aanprakelijkheid
Aansprakelijkheid van Octatube voor indirecte schade, waaronder gevolgschade en inkomstenverlies, is in alle gevallen uitgesloten. Iedere eventuele aansprakelijkheid is daarnaast beperkt tot een bedrag van maximaal €2.500,-- per gebeurtenis, maximaal €5.000,-- per kalenderjaar en nooit meer dan hetgeen door haar verzekering in het desbetreffende geval wordt uitgekeerd.


11. Wijzigingen privacyverklaring
De privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij adviseren u daarom deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte bent van de manier waarop Octatube met uw persoonsgegevens omgaat en deze beschermt.

Deze versie is opgesteld in mei 2018.


12. Expliciete toestemming
Door akkoord te gaan met deze Privacyverklaring stemt u expliciet in met hetgeen is opgenomen in deze verklaring.


13. Contactgegevens
Voor vragen over de bescherming van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
Octatube
Telefoonnummer: (0)15-7890000
E-mailadres:  info@octatube.nl
Bezoekadres:  Rotterdamseweg 200
2628 AS Delft
The Netherlands
Ook als er sprake is van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden via bovenstaande contactgegevens.